Een project bestaat uit 3 fases:
1. Evaluatie
2. Invoering
3. Onderhoud
Fase 1: Evaluatie
In deze fase wordt door middel van een nulmeting vastgesteld wat de huidige situatie is binnen uw organisatie ten opzichte van de eisen zoals deze worden gesteld in de ISO-9001-norm. Op basis hiervan wordt een rapport opgesteld met daarin een concreet plan van aanpak voor fase 2.
Bij de opzet van een ISO-9001:2015 systeem dient hierbij voldoende aandacht te zijn voor de “bedoeling van de organisatie” (missie/visie) en de relevante issues vanuit de organisatiecontext.
Fase 2: Invoering
De invoeringsfase bestaat uit een aantal opvolgende stappen:
1. Vaststellen projectteam
Van belang bij het vaststellen van het projectteam is dat het een afvaardiging is van de organisatie. De personen die in het projectteam zitting nemen dienen de processen te kennen en moeten in staat zijn eventuele aanpassingen door te voeren in de organisatie.
2. Vaststellen inhoudsopgave
De inhoudsopgave van het op te zetten kwaliteitssysteem dient vastgesteld te worden op basis van de resultaten van de nulmeting in fase 1.
3. Bespreken onderwerpen
De onderwerpen zoals deze op de inhoudsopgave zijn vastgesteld, worden gekoppeld aan onderwerpsverantwoordelijken. Met deze onderwerpsverantwoordelijken worden de betreffende onderwerpen besproken. In kleine organisaties kan het zo zijn dat meerdere onderwerpen bij 1 persoon liggen.
4. Uitwerken documenten
Naar aanleiding van de besprekingen worden de onderwerpen uitgewerkt in procedures, formulieren, instructies, etc.. Voorbeelden van documenten zijn, functiebeschrijvingen, werkbeschrijvingen, klachtenprocedures, enzovoort.
Documenten die zijn uitgewerkt worden gepubliceerd in een handboek. Daarvoor kunt u gebruik maken van een digitaal handboek.
Onderdeel van de te bespreken onderwerpen is “managementinformatie”. Dit is een essentieel onderdeel van het kwaliteitssysteem. Hier kunt u namelijk meerwaarde voor een bedrijf creëren. Van belang bij het opstellen van handboekdocumenten is dat u de kwaliteitsprincipes van ISO blijft volgen. Denk daarbij aan de procesbenadering (input – proces – output). Bedenk per proces steeds welke managementinformatie het als output moet leveren en probeer daar bij het vaststellen van de processtappen aandacht aan te besteden. Naast de procesbenadering is het van belang ook steeds vanuit de klant te denken, zoals welke eisen aan het product/ de dienst worden gesteld en hoe dit door de organisatie wordt gecommuniceerd en geborgd.
5. Goedkeuren documenten door verantwoordelijke
De onderwerpverantwoordelijke krijgt een seintje zodra er een document is gepubliceerd dat voor hem/haar van belang is. Deze beoordeeld vervolgens het document en geeft feedback. Na een eventuele update en akkoord van de verantwoordelijke, krijgt het document de status “goedgekeurd”.
6. Implementatie
De implementatie loopt eigenlijk al vanaf het moment dat de nulmeting heeft plaatsgevonden en het plan van aanpak is vastgesteld. Naar aanleiding van de besprekingen en na goedkeuring van de documenten zullen de verantwoordelijken zelf de invoering van gemaakte afspraken moeten verzorgen.
7. Interne audit en directiebeoordeling
Als vast en verplicht onderdeel van een certificeerbaar kwaliteitsmanagementsysteem dient een organisatie periodiek interne audits en directiebeoordelingen uit te voeren.
Een interne audit is een beoordeling of wat er beschreven is nog correct is en goed wordt toegepast. Daarbij is het van belang dat u een stukje verder kijkt, namelijk of het nog wel logisch is dat bepaalde zaken op die manier gedaan worden.
De directiebeoordeling is een soort kwaliteitsjaarplan waarbij een aantal belangrijke aspecten van het kwaliteitssysteem door de directie worden geëvalueerd. Het is een terugblik op het afgelopen jaar en een vooruitblik naar het komende jaar / de komende jaren.
Fase 3: Onderhoud
Het onderhouden van het kwaliteitssysteem is een belangrijke voorwaarde om alle inspanningen niet voor niets te laten zijn geweest. Immers, een organisatie verandert regelmatig en een kwaliteitssysteem dient mee te veranderen. Hierom adviseren wij een periodieke kwaliteitsvergadering, bijv. 1x per kwartaal, met een vaste agenda (o.a. organisatieontwikkelingen, normontwikkelingen, klachten, etc.). Daarnaast zal er jaarlijks invullingen moeten worden gegeven aan de terugkomende normpunten ten aanzien van interne audits en directiebeoordeling.