De tekst zoals deze in de ISO-9001:2015 wordt genoemd is:
4.1 Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar context
De organisatie moet de externe en interne onderwerpen vaststellen die relevant zijn voor haar doelstelling en die haar vermogen beinvloeden het beoogde resultaat van haar managementsysteem te behalen
Praktijkuitwerking:
De context van de organisatie is de fundering van het managementsysteem. Afhankelijk van de organisatiecontext, de omgeving waarin de organisatie zich bevindt, zal een bedrijf keuzes moeten maken over missie/visie, strategie, beleid en doelstellingen. In de certificeringsbranche wordt dit onderdeel eigenlijk wel “het vaststellen van de scope van het managementsysteem” genoemd.
De contextanalyse bestaat eigenlijk globaal uit 3 elementen:
– de stakeholderanalyse
– de analyse van interne en externe issues
– een SWOT-analyse, waarbij de eerste 2 elementen o.a. als input dienen
Dat zou als volgt grafisch weergegeven kunnen worden:
Het klinkt wellicht wat ingewikkeld, echter het gaat er enkel om dat op een aantal vragen een antwoord wordt gegeven zodat er een “speelveld” wordt vastgesteld waarin de organisatie “het spel” speelt. Van de belanghebbenden moet worden vastgesteld wat hun eisen en verwachtingen zijn.
Voorbeelden van mogelijke vragen zijn:
– Wat is het werkveld van de organisatie?
– Wat is de positie in de markt van de organisatie?
– Welke diensten en/of producten worden geleverd door de organisatie en hoe worden zij geleverd?
– Hoeveel klanten heeft de organisatie?
– Is er afhankelijkheid van een beperkt aantal grote klanten?
– Welke contractafspraken zijn er?
– Is er een grote concurrentiedruk?
– Is er samenwerking met andere organisaties. Zo ja, welke en waarmee?
– Hoeveel werknemers heeft de organisatie?
– Is er een krapte op de arbeidsmarkt?
– Wat is de missie van de organisatie?
– Wat is de strategie van de organisatie?
– Welke organisatiedoelstellingen zijn dan het belangrijkste.
– Wat zijn de belangrijkste processen van de organisatie.
– Zijn er specifieke erkenningen of voorwaarden waaraan moet worden voldaan vanuit de overheid?
– Zijn er specifieke erkenningen of voorwaarden waaraan moet worden voldaan vanuit de klanten?
– Zijn er specifieke eisen of voorwaarden waaraan moet worden voldaan vanuit de gemeenschap?
– Zijn er organisatorische ontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering?
– Zijn er marktontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering?
– Waar liggen er kansen voor de onderneming?
– Wat zijn mogelijke bedreigingen voor de onderneming?
Door antwoorden te geven op (onder andere) bovenstaande vragen krijgt men een beeld van de organisatiecontext.
Vanuit deze kennis ontstaat een inzicht, op basis waarvan een organisatie haar bedrijfsprocessen meer kan inrichten op basis van relevante zaken in plaats van op een certificeringsnorm.